Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare via „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o. ä der KG Hilaritas Lauf e.V.

Im Folgenden wird über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. informiert.

Zweck der Verarbeitung

Die KG Hilaritas Lauf nutzt die Tools „Microsoft Teams“, „Zoom“, “Skype“ oder ähnliche Online-Meeting-Plattformen, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ und „Skype“ sind Produkte der Microsoft Corporation.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die KG Hilaritas Lauf e.V.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ gemacht werden.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache

• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

• Text-, Audio- und Videodaten: Es besteht die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die vom jeweiligen Benutzer gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Kamera oder Mikrofon können dabei vom Nutzer jederzeit selbst über die jeweiligen Applikationen ab bzw. stummgestellt werden.

Umfang der Verarbeitung

Die KG Hilaritas Lauf e.V. verwendet „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä., um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden sollen, ist dies vorab transparent mitzuteilen und, soweit erforderlich, um eine Zustimmung zu bitten.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. protokolliert. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, wird die KG Hilaritas Lauf e.V. die Chatinhalte protokollieren. In der Regel wird dies jedoch nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Mitgliedern der KG Hilaritas Lauf verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung der Mitgliedschaft erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen durchaus dazu dienen, um Informationen Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ o.ä. vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da die KG Hilaritas Lauf ihren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt hat. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden.

Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten sollten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Kontakt Datenschutzbeauftragter vorstand@hilaritaslauf.de

Ihre Rechte als Betroffene*r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Seitens der KG Hilaritas Lauf e.V. werden personenbezogene Daten grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um beispielsweise vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Internetseite.

Stand: 25.06.2021